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Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

gemäß Art. 28 DSGVO · Dachflächen OS — ein Angebot der I.P.S Service GmbH
Stand: 22. Juli 2026

zwischen

und

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Software „Dachflächen OS“ als gehostete Anwendung bereit (Hauptvertrag). Dabei verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien.

(2) Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. § 10 (Löschung) gilt darüber hinaus.

§ 2 Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

(1) Zweck: Betrieb einer Anwendung zur Identifikation und Bewertung von Dachflächen für Photovoltaik sowie zur Vorbereitung geschäftlicher Ansprache durch den Verantwortlichen (Lead-Generierung im B2B-/B2C-Umfeld des Verantwortlichen).

(2) Art der Verarbeitung: Hosting, Speicherung, Bereitstellung, Sicherung (Backups) und auftragsgemäße Löschung der in der Kundeninstanz entstehenden Daten.

(3) Wesentlich: Die Datenerhebung erfolgt über die eigenen Google-API-Zugänge des Verantwortlichen; der Verantwortliche bestimmt allein, welche Regionen, Branchen und Objekte durchsucht werden und zu welchem Zweck die Ergebnisse genutzt werden. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet ausschließlich auf dokumentierte Weisung (§ 4).

§ 3 Kategorien betroffener Personen und Daten (Anlage 1)

Betroffene: Inhaber, Geschäftsführer und Ansprechpartner gewerblicher Betriebe; Eigentümer/Bewohner von Wohngebäuden (nur Adressebene). Datenkategorien: Firmen- und Adressdaten, öffentlich verfügbare Kontaktdaten (Web, Telefon), Gebäude-/Dachkennwerte, vom Verantwortlichen erstellte Notizen und Anschreiben-Entwürfe. Details: Anlage 1.

§ 4 Weisungsrecht

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen ergeben sich aus dem Hauptvertrag und der Nutzung der Anwendung durch den Verantwortlichen; gesonderte Weisungen bedürfen der Textform.

(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzrecht (Art. 28 Abs. 3 S. 3 DSGVO).

(3) Kein Eigenzweck: Der Auftragsverarbeiter nutzt die Daten des Verantwortlichen nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Auswertungen über Kundeninstanzen hinweg, Benchmarking oder Produktverbesserung anhand von Kundendaten.

§ 5 Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29 DSGVO).

§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen (Anlage 2)

(1) Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), insbesondere: strikte Instanz-Isolation (je Kunde eigene Anwendungsinstanz und eigene Datenbank), Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, verschlüsselte Ablage der API-Zugangsdaten des Verantwortlichen, Zugriffsprotokollierung, tägliche Sicherungen auf getrennte Infrastruktur.

(2) Die Maßnahmen dürfen fortentwickelt werden, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

§ 7 Unterauftragsverarbeiter (Anlage 3)

(1) Der Verantwortliche genehmigt die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter.

(2) Änderungen teilt der Auftragsverarbeiter mindestens 30 Tage vorab in Textform mit; der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht des Hauptvertrags zu.

(3) Verpflichtungen werden an Unterauftragsverarbeiter mindestens gleichwertig weitergegeben (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

§ 8 Unterstützungspflichten

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im zumutbaren Umfang bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12–23 DSGVO), bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen (Art. 32–36 DSGVO). Die Anwendung stellt hierfür Export- und Löschfunktionen bereit.

§ 9 Meldung von Verletzungen

Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung, mit den Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit verfügbar.

§ 10 Löschung und Rückgabe

(1) Nach Ende des Hauptvertrags stellt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen auf Wunsch einen Export seiner Daten (CSV) bereit.

(2) 30 Tage nach Vertragsende werden die Kundeninstanz und sämtliche zugehörigen Daten einschließlich Sicherungen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung wird auf Verlangen bestätigt.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter weist die Einhaltung dieser Vereinbarung auf Anfrage durch geeignete Dokumentation nach (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO). Vor-Ort-Kontrollen erfolgen nach Ankündigung mit angemessener Frist während üblicher Geschäftszeiten; vorrangig sind Auskünfte und Dokumentation.

§ 12 Haftung, Schlussbestimmungen

(1) Haftung nach Art. 82 DSGVO; im Innenverhältnis gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags.

(2) Es gilt deutsches Recht. Nebenabreden bedürfen der Textform. Salvatorische Klausel.

Anlage 1 — Datenkategorien und betroffene Personen

Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

• Mandantentrennung: je Kunde eine eigene, isolierte Anwendungsinstanz (Container) mit eigener Datenbank; kein gemeinsamer Datenbestand zwischen Kunden.
• Verschlüsselung: TLS für sämtliche Übertragungen; Datenträgerverschlüsselung auf dem Hostsystem; API-Schlüssel des Verantwortlichen verschlüsselt gespeichert.
• Zugriffskontrolle: Zugang zur Kundeninstanz nur mit individuellem Lizenzschlüssel; serverseitige Prüfung inkl. Sperrmöglichkeit; administrativer Zugriff nur durch benannte Personen des Auftragsverarbeiters, per Schlüssel-Authentifizierung, protokolliert.
• Protokollierung: administrative Zugriffe auf Kundeninstanzen werden protokolliert.
• Datensicherung: tägliche automatisierte Sicherungen auf vom Produktivsystem getrennte Infrastruktur; regelmäßiger Wiederherstellungstest.
• Verfügbarkeit: Überwachung mit automatischer Alarmierung des Betreibers.
• Löschkonzept: automatisierte Löschung 30 Tage nach Vertragsende (inkl. Backups im nächsten Rotationszyklus); Exportfunktion vor Löschung.
• Standort: Produktivsystem in einem Rechenzentrum in Deutschland (Anlage 3).

Anlage 3 — Unterauftragsverarbeiter

Stand dieser Auftragsverarbeitungsvereinbarung: 22. Juli 2026.